動画学習プラットフォームのUdemyにて戸田博之氏の講座”5000人にビジネス英語を教えた元国際金融マン大学講師が英文ビジネスEメールライティングと格闘するすべての人に贈る英語アレルギー対策講座。書く速度の劇的改善を目指せます。”を受講しました。
備忘を兼ね即実戦で使用できるよう要約しましたので共有いたします。
講師の戸田氏は『英文ビジネスEメールがサクサク書ける』という本も出版されています。
Amazonにて中古で¥100代から販売されていますので、要チェックです。
メールの文体
文体は能動体で簡潔に
→主語があり責任の所在が明らかである。
受動態は相手の落ち度を指摘するときに使う
→主語が相手ではなくなり婉曲表現ができる為。
（例）You made an error in the invoice.
→ An error was found in the invoice.
メールのカタチ
英文メールは一つ一つのパーツの集合体というイメージを持つと簡単に書けます。
それではパーツごとに見ていきましょう。
件名：Compelling Subject Line
読まなきゃ！と思わせる文を書く
基本の"3s" Short 短く ：6~7語程度 Simple 簡単に ：最も伝えたいことを先に Specific 具体的に ：読み手に求めるものを明示
敬称：相手をどう呼ぶか意外と難しい
宛名として適当なものを選択する。
- Dear Ms.Hansen 相手の性別、姓が分かっている場合
- Dear Jo-san 相手の性別、姓が分からない場合
- Dear Customer service Manager 個人名がわからない場合
- To whom it may concern 不特定多数（関係者各位）ちょっとよそよそしい感じ
- Dear Members 複数で属性がわかっている場合
- Everyone/Hello 複数で属性がわからない場合
書き出し方：逆三角形を意識 高い→重要度→低い
①用件、結論
I’m writing to let you know that…
詳細、論拠、証拠
The following in the details of…
③読み手へ次のアクションを求めるメッセージ
Please confirm your attendance by…
④本文の終わりも次に求めるアクションを明記する。
→日本語メールの”よろしくお願いします”に相当する文
- We look forward to hearing from you.
- Please provide your reply by Wednesday.
- For details, please contact Mr Suzuki.
- Please contact us any time if you need further assistance.
- We would appreciate your quick reply.
結びの言葉：ビジネスメールでは汎用性のあるものを使用する
あまり深く考えなくてok! 以下から適当に選択する。
- Sincerely
- Best regards
- Kind regards
署名：名刺に記載されている情報を書く
署名欄には自分の名刺に記載されている情報を書きましょう。
何通もやりとりする中で、全部の情報を書いていると署名欄が長くなってしますので、2通目以降は名前と電話番号だけ書くようにしましょう。
丁寧さの表現
ビジネスメールでは丁寧な表現を心がけましょう。
丁寧さの表現とその段階
丁寧さの表現は基本的に以下の二つの項目で決まる
- 過去形＞現在形
- 相手にNoと言える選択肢あり＞なし
- 🙅♀️Let me know.
- 🙆♂️Please let me know.
- 🙅♀️Can you let me know?
- 🙆♂️Could you let me know?
- 🙅♀️I wonder if you could let me know.
- 🙆♂️I was wondering if you could let me know.
仮定法表現
- 🙅♀️Please provide your reply by Wednesday.Please send me an email.
- 🙆♂️I would appreciate it if you could send me an email.
- 🙅♀️It is great if you can send me an email.
- 🙆♂️It would be great if you could send me an email.
- 🙅♀️We cannot comply with your request.
- 🙆♂️We wish we could comply with your request.
婉曲表現
- 🙅♀️We have not received your reply yet.
- 🙆♂️We don’t seem to have received your reply yet.
- 🙅♀️We have not received your payment yet.
- 🙆♂️Our record shows that we have not received your payment yet.
英借文
他人が書くメールを徹底的にパクりましょう。意識すれば定型表現は自然と身に付きます。
よく使う文型のモデル文を覚え、そこに自分の語彙を当てはめればメールは簡単に書けます。
例文①
以下は資料の請求と取引先担当者の紹介を依頼するときのメールです。
Subject : Request for Product and Contact Information from Abc bank
Dear Sales Manager,
I’m writing to request information about your new application for online banking I saw at the Financial Innovation Fair 2022 held at Tokyo Big Site a couple days ago.
We are very much interested in the application and I would appreciate it if you could send me detailed materials available. Also, if you have an agency in Japan, I would like to have a meeting and I would be grateful if you could arrange one for me. Please let me know what you can.
I look forward to hearing form you soon.
Sincerely,
Satoshi Nakamoto
Director,System Development Department
XYZ Bank
まとめ
約2.5時間の戸田氏の講座を受講しましたが、上達の結論は英文メールは習うより慣れろです。戸田氏も講座の中で英作文ではなく”英借文”と仰ってましたが、慣れるまではパクれです。いざ自分が英文でメールを打つ必要が出てきた時に備え、日頃からCCで展開されてくるメールで頻繁に使用される定型分を意識し、自分のものにしましょう。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
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